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今回は、Accessでの宛名ラベル印刷でラベルを無駄にしない方法を紹介します。

一般的に宛名ラベルは、1シートに2列×6行で12枚というようになっていますが、3枚だけ印刷したい場合など9枚も残ってしまいます。次回、印刷するときに残った4枚目のところから印刷できればいいのですが、Accessのレポートのそのままの設定では、1枚目から印刷されてしまいますので、結局新しいシートを使うことになり、先に残ったシートは捨ててしまうことなるのです。

そこで今回は、シートを無駄にしないために任意の場所から印刷を開始できるようにしてみようと思います。

レポートの準備
今回説明用に、label.mdbというファイルを新規作成します。(既にファイルがある場合は、そのファイルで結構です)

新規作成したデータベースには、当然ですがテーブルはありませんので、レポートを作成するために元となるテーブルを作成します。
今回は、次のようなテーブル1を作成してみました。

次に本題のレポートを作成してみます。
レポートの新規作成で宛名ラベルウィザードを選択して、基になるテーブルまたはクエリに先ほど作成したテーブル1を選択して[OK]ボタンをクリックしてください。

次に宛名ラベルウィザードが開きますので、使用したいラベルを選択してください。
今回は、1シートに2列×6行で12枚のものを例として説明します。
目的のラベルを選択したら[次へ]のボタンをクリックします。

次に文字のスタイルを指定する画面が出てきますが、これは好みで指定して[次へ]のボタンをクリックします。

次にラベルに印字するフィールドと文字の指定の画面が出てきますので、とりあえず次のように指定して、[次へ]のボタンをクリックします。

次に印刷する順番に関する画面が出てきますが、今回はID番号順に印刷する設定にしてみましたが、これもお好みで指定して、[次へ]のボタンをクリックします。

最後にレポート名に適当な名前を付けて[完了]ボタンをクリックしてください。

今回は、[ラベル テーブル1]という名前でレポートを保存してひとまず終了です。

番号指定のためのフォームの準備
[デザインビューでフォームを作成する]を反転させた上で[デザイン]をクリックしフォームをデザインビューで開き(作成し)ます。
次にフォームにコマンドボタンを1つ配置します。
次のようなコマンドボタンウィザードの画面が表示されますので、種類をレポートの操作、ボタンの動作をレポートのプレビューにして[次へ]をクリックしてください。

次のような画面が表示されますので、プレビューするレポートを選択して[次へ]をクリックしてください。

次は、ボタンの表示についての画面ですが、今回は画像ではなく文字列を選択し変更せずに[レポートのプレビュー]という名前にしますが、実際には適当な名前を付けてください。
もちろん、文字列ではなくピクチャでもかまいません。
次は、ボタンの名前を決まる画面で、今回は変更せずに[コマンド0]のままで進めますが、実際には適当な名前をつけてください。
名前を入力したら、[完了]ボタンをクリックしましょう。

ここまでの作業が間違いなければ、次の画面のようにボタンが配置されたはずです。

このボタンをクリックするとレポートがプレビューされるわけですが、何枚目から印刷するかを指定するために今度は、テキストボックスを1つ配置します。
次のようなウィザードが起動しますので、[次へ]のボタンをクリックしてください。

この画面も特に変更する必要はありませんので、[次へ]のボタンをクリックしてください。

この画面は、テキストボックスの名前をしている画面です。
今回は、変更せずに[テキスト1]のまま進めますが、実際には適当に変更してください。

次の画面のようにテキストボックスがフォーム上に配置されたらOKです。

後は、適当にテキストボックスやボタンのレイアウトを整えたら、フォームに名前を付けて保存して閉じます。
今回は、このフォームも[フォーム1]として保存しますが、実際には適当な名前にしてください。
指定場所から印刷できるようにレポートを改良する
さて、準備が長くなりましたが、ここからが本番です。
先に作成したレポート[ラベル テーブル1]をデザイン ビューで開きます。

詳細というグレーの部分を選択し、右クリックして表示されるポップアップメニューの中からプロパティ(P)を選択してください。
次のようなセクション:詳細という画面が表示されます。

この画面のフォーマット時の部分をクリックすると次のようにボタンが2つ表示されますので、右側のボタンをクリックしてください。
クリックするとビルダの選択という画面が表示されますので、次のようにコードビルダを選択して[OK]ボタンをクリックします。

次のような画面が表示されればOKです。

この画面に次のように入力してください。
フォームの名前等を変更している場合には、その名前に変更する必要があります。

入力したら保存してAccessの画面に戻ります。
Accessに戻ったらレポートも保存します。
まとめ
これで準備は整いました。
フォームを開いてテキストボックスにラベルの開始位置の番号を入力してボタンをクリックすればOKです。
下の画像は、3枚目から印刷を開始する場合です。

ちなみにラベルの開始位置の番号は、次のようになっています。
1枚目 2枚目
3枚目 4枚目
5枚目 6枚目
7枚目 8枚目
9枚目 10枚目
11枚目 12枚目

尚、今回は説明を簡単にするために、エラーの処理などは行っていませんので、必要に応じて変更してみてください。

   
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