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今回は、BitplusPROを利用してデータ入力の効率を格段にアップする方法についてご説明します。
AccessやExcelにデータを入力する場合、Accessであれば複数のパソコンからネットワーク経由で接続して入力することも出来ますが、Excelの場合は誰か1人がファイルを開いていると編集ロックがかかってしまうため複数のパソコンから同時入力することは出来ません。
また、Accessの場合も入力用パソコンにはAccessがインストールされている必要がありますし、入力するパソコンの台数が多くなるとデータがクラッシュするなどのトラブルの可能性も出てくるなど制約も多いのです。
しかし、BitplusPROを利用する今回説明する方法ですと複数のパソコンから一度に入力できますし、データベースのクラッシュなどのトラブルもなく、会社からでも自宅からでも入力できるので非常に便利です。
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| 概要 |
難しいことは一つもありません。
Webサイトにデータ入力用のフォームとそれをメールとして送信するためのCGIを用意するだけです。
そのフォームから入力されたデータがメールで届けば、BitplusPROを使用してAccess/Excelのデータファイルに一気に出力できるのです。
例えば、携帯電話から名刺の情報を入力できるフォームを用意します。
入力フォーム例(※このフォームはDoCoMo用で作成したものですが、サンプルのため送信は出来ません。)
このフォームから社員がその日に名刺交換した方の情報を帰社の途中や空き時間に入力することができれば、帰社するまでには全てデータベース化することも可能になります。
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| 利用方法 |
この方法で名刺の入力以外に考えられる利用方法です。
- 外出先からの営業報告
- 展示会などに出展した際のアンケート集計などで一度に大量のデータを入力しなければならない場合
- 紙ベースの顧客情報などを入力する場合
- 営業所等が複数ある場合で、その全ての拠点に共通のデータベースが必要な場合
- 入力場所が物理的に何箇所も離れた場所にあり、データを一元管理する必要がある場合
- Excelのワークシートに大量のデータを短時間で入力しなければならない場合
- 入力拠点のパソコンにAccessがインストールされていない場合
- AccessでDBを作成することが困難で、Excelを簡易DBとして利用する場合
これらの他にも、様々な利用方法があると思います。
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| 注意点 |
この方法を利用する際の注意していただきたい点は次のとおりです。
- 入力フォームにアクセス制限を設けること
アクセスを制限しないと誰でも入力フォームから入力できるようになってしまい非常に危険です。
- 送信したデータを修正することは出来ないので、修正が必要な場合の処理を検討すること
フォームから入力し送信してしまった後は、データの修正は出来ません。
もし修正がある場合は、正しいデータをもう一度送信するなどの方法を考えておく必要があります。
- 誰が入力したデータなのかを確認できるように入力担当者の情報を合わせて送信すること
複数の人が入力した場合、データベース化した後に、入力ミス等があることも考えて誰が入力したデータかを把握しておく必要があります。
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| まとめ |
今回の方法を利用すると、会社からでも自宅からでも出張先からでも入力が出来ますし、パソコンではなく携帯電話でもインターネットに接続さえできれば利用できるのです。
それらの端末にAccessやExcelがインストールされている必要はありませんので、どこからでも入力できることになり、データを一元管理することが出来るわけですから、名刺の入力だけでなく、営業日報のデータベース化にも利用できますし、入力代行サービスなどのビジネスをしているプロの方も利用価値はあると思います。
また、CGIでメールを複数箇所に送信するようにすれば複数の拠点で情報を共有化することもできるのです。
さらに、データベース本体は、インターネット経由で接続できるサーバー内にあるわけではありませんので、セキュリティ面でもサーバーにデータベースを置く場合よりはるかに安心です。
是非、お試しください。
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