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今回は、メールに繰返す項目がある場合のBitplusPROの設定についてご説明します。

商品の注文をメールで受け付ける場合等、商品や価格などの項目が商品の数だけ繰返される場合も少なくありません。
楽天市場の「【楽天市場】注文内容ご確認」メール等もそうですが商品が複数売れると次のように商品や価格が次のように繰返されるのが一般的です。

商品=BitplusPRO(ビットプラスプロ)
単価=21000(円)
数量=1(個)
商品=BitMailPRO(ビットメールプロ)
単価=21000(円)
数量=1(個)
商品=BitSearch(ビットサーチ)
単価=5250(円)
数量=2(個)
このような場合、データベースの構成としては、繰返す項目とそうでない項目を別のテーブルとしてリンクするのが一般的です。
つまり、1対多の関係でその間をID番号などで結びつけるわけです。

尚、今回の方法を実現するためには、BitplusPROがデータを出力するデータファイルがAccessである必要があります。

はじめに
BitplusPROは、1通のメールを最大で3つのテーブルに分散して出力することが出来ますが、今回は2つのテーブルを使用します。

サブテーブルを使用するときは、受信モードで定義ファイルモードを選択する必要があります。
定義ファイルの作成については、「BitplusPROの定義ファイルの作成方法」または、ヘルプファイルをご覧下さい。

つまり、サブテーブル1に繰返す項目を出力し、それ以外の項目は受信メール設定のデータベースのタブで指定したテーブルに出力するわけです。
BitplusPROは、今回のようにテーブル分けて出力する場合、分かれたテーブルを関連付けるID等を自動的にサブテーブルに割り振りますので、テーブルを分けても関連性が維持されるので安心です。

利用方法
では、BitplusPROを起動して設定(E)→受信メール設定(A)をクリックして受信メール設定一覧を開きます。
[新規設定]ボタンをクリックして受信メール設定の画面を開いてください。
まず、「この受信メール設定を有効にする」をチェックし、受信メールの件名を入力してください。

次に、メールサーバーのタブの各情報を入力し、受信モードのタブを開いてください。
受信モードの選択で定義ファイルモードを選択し、定義ファイルを設定します。
次に、データベースのタブを開き、ファイル種別をAccessとし、ファイル名を選択しテーブル名を選択します。
ここで選択するテーブルは、氏名や住所などの繰返さない項目の値を書き込むテーブルです。

次にサブテーブル1のタブをクリックして、最初に[サブテーブル1を使用する]をチェックします。
定義ファイルその他の情報を選択できる状態になりますので、今度は繰返す項目を処理する為の定義ファイルを作成し保存します。
テーブル名も繰り返しの項目を保存するテーブルを選択します。
最後に[テーブル間リンク設定(関連付け)]で、データベースタブで選択したテーブルとサブテーブル1を関連付けるフィールドをそれぞれ選択してください。
通常は、ID等を指定します。

ここまでの設定が終了したら、[OK]ボタンをクリックして受信メール設定の画面を終了してください。

注意点
  1. 定義ファイルの作成で、受信するメールの項目順とデータベースの項目順が異なる場合、メールの項目順で作成する必要があります。
    取り込める項目と取り込めない項目がある場合などは、定義ファイルの順番を確認してみてください。
  2. [テーブル間リンク設定(関連付け)]で選択するフィールドは、メインテーブル側で必ずユニークである必要があります。
    その為、通常はオートナンバー型のフィールドとしたほうがいいでしょう。 ユニークでない場合、サブテーブル1との関連付けで不具合が生じます。
  3. [テーブル間リンク設定(関連付け)]で選択するサブテーブル1のフィールドは、メインテーブル側がオートナンバー型の場合、数値型のフィールドとしてください。
    もちろん、プロパティでインデックスは、"いいえ"か"はい(重複あり)"である必要があります。
まとめ
今回の方法を使用すれば、商品の注文メールはもちろん資料請求やお問い合わせなど様々なメールが効率よくデータベース化できますので、データファイルにAccessをお使いの場合、是非チャレンジしてみてください。

単純に1つのレコードにデータが収まる場合は、Accessを使用する必要性をそれほど感じないかもしれませんが、今回のようにデータを複数のテーブルに分けてそれらを関連付けて管理することはExcelにはできません。

また、Bitplusでは複数のテーブルに出力することができませんので、必ずBitplusPROをご利用ください。

   
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